发布日期:14-05-09 09:51:52 点击数: 次

 

第一章  总则

第一条  为了使长江大学大学生社团联合会（以下简称社团联合会）更好地统一服务和管理各社团，有助于社团的良好持续发展。

第二条  便于维护各社团档案资料的完整与安全，使得社团资料收集与整理更加规范化，利于社团联合会和各社团查阅相关资料。

第二章  档案管理细则

第三条  档案资料存档范围

    1.社团章程、社团注册表、机构设置、机构成员名单及通讯录、社团负责人登记表、社团机构负责人登记表、指导老师登记表、社团学期工作计划、社团学期工作总结、社团年度材料汇编、社团成员的个人工作计划与总结等基础性档案。

    2.社团学期活动计划、学期活动总结、社团活动经费申请表、社团活动策划经费预算表、社团刊物、社团活动中期（照片、简报）等与活动有关的档案。

    3.社团评优材料、优秀社团负责人登记表、社团活动积极分子登记表、社团及社团内部成员的荣誉证书复印件等奖评类材料。

    4.关于社团成立、撤销、合并、更改名称等文件资料，其中包括社团成员注册表、社团负责人登记表、指导老师登记表、社团学期工作计划及工作总结、社团其他本年度的工作成果。

    5.关于社团的历史沿革、大事记等资料。

    6.需要各社团内部贯彻执行的条例、规定、通知等文件。

第四条  档案资料的存档管理工作流程

    1.社团负责准备的材料需一式两份，一份上交社团联合会存档，一份社团自行留存，所有社团留存的材料需与上交社联的材料保持一致。

    2.各社团须至少在学期始、学期中举办活动期间及学期末三个时间段进行资料的收集整理，并于社团联合会的日常值班时间到社团联合会东校区办公室进行存档。

    3.档案的最终整理、管理工作由社团联合会东校区办公室负责，东校区办公室会派出专门人员负责收集与整理各社团递交的材料，并将整理好的档案统一交由主席团进行审核。对于未经过审核的档案，办公室有权利要求各社团在规定期限内（1—3天）按相应要求整理补齐并及时存档。

    4.对于各社团递交的材料，会按照社团的分类进行有序的存档并且每个社团单独存放，各社团的材料需按学期分别存档。

    5.对于各类社团递交的档案要定期进行整理，确保档案的安全。在每学期期末对全部的档案清理整理一次，并根据实际情况或按需要进行调查、更新，使之日趋合理化，科学化。

第五条  档案资料的使用查阅流程

    1.任何要使用社团档案的人，需到社团联合会办公室登记并由办公室成员将所需的档案找出交由相关人员使用。

    2.使用档案时需注意档案的完整与清洁，社团不能随意破坏、涂改档案。不能任意复印档案，或将档案外借、转手他人，避免不必要的矛盾。

    3.在使用期间如丢失档案，要将情况及时通知办公室成员，并进行丢失登记。

    4.档案使用完毕后，要在指定期限内交还给社团联合会办公室，并注销登记。

    5.任何查阅人员，必须保证档案的完整性，查阅后要回复原状，不能乱扔乱放，或带出，或复印，或其他非法形式的使用，若有任何失误，将按规定予以追究当事人的责任。

第三章  附则

第六条  本条例适用于东校区、西校区与武汉校区的所有社团，其中有分会的社团，请该社团的总负责人将各分会的资料一同收集齐全，然后统一交到社团联合会进行存档。

第七条  本条例从公布之日起执行。

第八条  本制度的最终解释权归社联办公室所有。

   

                   长江大学大学生社团联合会办公室制

                                 2014年4月4日

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